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Consultation du voyageur : devis, signature et facturation

La consultation du voyageur intervient quelques semaines avant un départ, pour préparer le séjour et, le cas échéant, organiser les vaccinations. Elle peut se dérouler en plusieurs rendez-vous lorsque des injections successives sont nécessaires, et concerne souvent toute une famille. La facture doit distinguer la consultation, les actes d’injection et, lorsque le cabinet les délivre, les produits.

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En pratique

Consultation du voyageur : la facturation en pratique

Une famille avec enfants prépare un voyage dans plusieurs semaines et prend rendez-vous ensemble. Le cabinet commande les vaccins nécessaires après signature des devis et encaisse un acompte. Entre deux injections, le voyage est annulé et une partie des doses reste en stock. La famille demande ce qui lui sera facturé, et le cabinet se réfère aux conditions jointes aux devis signés.

Plusieurs rendez-vous avant le départ

Lorsque plusieurs injections sont prévues, les rendez-vous sont planifiés dans l’agenda et liés au devis. Les rappels automatiques préviennent le voyageur avant chaque étape, pour tenir le calendrier jusqu’au départ.

Une famille, plusieurs patients

Chaque membre de la famille a sa propre facture, et l’accord du représentant légal est joint pour les enfants lorsque vous le demandez. Le parent le signe au cabinet ou à distance avant le rendez-vous.

Produits et actes sur des lignes séparées

Le catalogue distingue la consultation, l’injection et le produit délivré, chacun avec son libellé, son prix et le régime de TVA que vous avez défini. Le voyageur comprend le détail de sa facture.

Les lignes habituelles d'un devis

  • Consultation de conseils avant le voyage
  • Acte de vaccination
  • Fourniture du vaccin lorsque le cabinet le délivre
  • Rendez-vous de rappel vaccinal
  • Attestation ou certificat demandé pour le voyage

Parcours

Du premier rendez-vous à la facture

  1. Conseils avant le départChaque membre de la famille est reçu et un devis individuel détaille consultation, actes et produits. Les enfants ont leur accord du représentant légal joint, signé par le parent présent ou à distance par l’autre.
  2. Commande et acompteLa signature déclenche l’acompte ; les produits ne sont commandés qu’après son encaissement. Une automatisation signale tout acompte attendu.
  3. Injections programméesLes rendez-vous successifs sont posés avant la date de départ et liés au devis. Chaque injection est facturée au fil de l’eau ou au solde.
  4. Après le voyageUn rappel lointain peut être prévu dans l’agenda, avec une notification automatique le moment venu. En cas d’annulation, les conditions du devis s’appliquent aux produits non utilisés.

Cadre légal

Informer le patient avant l'acte

Prix communiqué avant l’acte, par écrit dès 70 € TTC (arrêté du 30 mai 2018), et tarifs affichés dans votre lieu d’accueil. Le détail des textes : notre cadre légal.

  • Prix communiqué par écrit avant l'acte, dès le seuil applicable
  • Note d'honoraires détaillée remise après le règlement
  • Acte hors nomenclature distingué de vos actes conventionnés

Quel régime de TVA pour cette activité ?

La consultation, l’acte d’injection et la fourniture des produits sont trois éléments dont la nature diffère, et le cabinet les examine séparément avec son expert-comptable. La finalité préventive de la démarche et la délivrance éventuelle de documents pour le voyage complètent l’analyse. MedisHN calcule ensuite chaque ligne selon le régime que vous avez associé à chaque acte et produit.

Repères complets dans le guide TVA et médecine esthétique 2026. Informations générales, à vérifier selon votre situation.

Conseils

Conseils pour rédiger vos devis

  • Présentez séparément la consultation, chaque acte d’injection et chaque produit fourni.
  • Indiquez le calendrier prévisionnel des rendez-vous avant la date de départ.
  • Précisez ce qui est facturé si le voyage est annulé alors que des produits ont été commandés.

Les erreurs fréquentes

Une facture unique pour toute la famille

Grouper les consultations et les produits de plusieurs personnes sur un seul document empêche chacun de présenter son justificatif. Émettez une facture par voyageur, même avec un paiement commun.

Facturer des produits non administrés

Si le voyage est annulé, facturer des doses non injectées sans l’avoir prévu prête à contestation. Écrivez au devis la règle applicable aux produits commandés et non utilisés.

Un calendrier incompatible avec le départ

Programmer une injection trop près de la date de vol peut obliger à tout replanifier. Posez tous les rendez-vous au moment de la signature et vérifiez qu’ils tiennent avant le départ.

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MedisHN

Ce que MedisHN prend en charge pour votre cabinet

  • Règles réglementaires paramétrées
  • Signature électronique
  • Notes d'honoraires et factures
  • TVA acte par acte
  • Agenda relié au devis
  • Relances automatiques
MedisHN : liste des devis patients et de leurs statuts (données de démonstration)
Données de démonstration fictives

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Questions fréquentes — Consultation du voyageur

Puis-je demander un acompte lorsque je commande des vaccins ?

Oui, l’échéancier du devis peut prévoir un acompte à la signature, puis le solde le jour des injections. MedisHN émet la facture d’acompte et la facture de solde.

Le voyageur peut-il régler avant de venir ?

Si vous activez le paiement en ligne par carte, le voyageur peut régler à distance après avoir signé le devis. Sinon, l’encaissement se fait au cabinet par carte, chèque, espèces ou virement.

Puis-je recevoir un voyageur qui part dans quelques jours ?

Oui, l’agenda permet de caler un rendez-vous rapide. Si votre seuil de montant n’impose pas de devis, la facture peut être émise directement à l’issue de la consultation. Lorsque des produits doivent être commandés en urgence, l’acompte en ligne évite d’engager une commande pour un voyageur qui ne reviendrait pas.

Comment tracer les produits commandés pour un patient ?

Le produit figure comme ligne du devis signé, avec son libellé et son prix. Le moment de sa facturation dépend de l’échéancier que vous avez défini, à la commande ou à l’injection.

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